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PROTECCION DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el numeral 3 y el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, y teniendo en cuenta la imposibilidad de solicitar autorización en forma individual, el Grupo Oruss informa que hace uso del mecanismo alternativo establecido en el citado numeral y manifiesta que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado para el desarrollo de diversos procedimientos relacionados directamente con su objeto social.

El uso y manejo de los mismos, se efectúa bajo estrictos estándares de responsabilidad, dentro de los cuales está el respeto al debido proceso y a la protección de la información.

Los datos registrados en nuestras bases de datos son, entre otros: reseñas públicas, tales como dirección, teléfonos, correos electrónicos y fecha de nacimiento. En todo caso en cualquier momento el titular de la información podrá revocar su consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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TABLA DE CONTENIDOS

  1. INTRODUCCIÓN 2
  2. OBLIGATORIEDAD 2
  3. DEFINICIONES 2
  4. REGULACIÓN DEL DERECHO DE HABEAS DATA 4
  5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 4

5.1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES 4

5.2. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS PERSONALES 5

5.3. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN 5

5.4. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN, EL ACCESO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES 6

  1. POLÍTICAS 6
  2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 7
  3. TITULARES DE LA INFORMACIÓN DE LA QUE SE REALIZA TRATAMIENTO 8
  4. BASES DE DATOS 8

9.1. BASE DE DATOS DE CLIENTES 8

9.2. BASE DE DATOS DE PROVEEDORES 9

9.3. BASE DE DATOS DE COLABORADORES 9

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES 10
  2. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 11
  3. DATOS PERSONALES SENSIBLES Y DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES (NNA) 11

12.1. DATOS PERSONALES SENSIBLES 11

12.2. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES (NNA) 12

  1. AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 12
  2. ÁREA RESPONSABLE DE ATENCIÓN Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR 13

14.1. ÁREA RESPONSABLE 13

14.2. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR 13

  1. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES 14
  2. TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DATOS PERSONALES A ENCARGADOS DE

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TRATAMIENTO 15

  1. MODIFICACIÓN A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GRUPO ORUSS 15
  2. VIGENCIA 15
  3. ANEXOS 15
  4. INTRODUCCIÓN

La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, proveedores, colaboradores y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley, obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

El artículo 25 de la misma Ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la Ley 1581 de 2012.

GRUPO ORUSS está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, proveedores, colaboradores, contratistas, accionistas y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de información personal de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.

  1. OBLIGATORIEDAD

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de GRUPO ORUSS en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre de GRUPO ORUSS

Todos los empleados de GRUPO ORUSS deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de GRUPO ORUSS se obliguen a cumplir estas políticas.

El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a GRUPO ORUSS por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de información personal.

  1. DEFINICIONES

Para su claridad a continuación, se definen los términos relativos a su derecho fundamental de habeas data o protección de datos personales, importantes para la comprensión de la presente política de tratamiento de datos personales:

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  1. Habeas data o protección de datos personales: es un derecho fundamental que otorga la potestad a su titular de determinar quién o como se administra la información personal que le concierne y, en ese sentido, otorga la facultad de conocer, actualizar, rectificar, autorizar, incluir y excluir información que es considerada como personal y que esta siento administrada en la base de datos de una entidad pública o privada.
  2. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.
  3. Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por GRUPO ORUSS para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
  4. Bases de Datos: es el conjunto de datos personales que sean objeto de tratamiento.
  5. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
  6. Dato personal privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.
  7. Dato personal semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Titulo IV de la Ley 1266 de 2008.
  8. Dato personal público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1266 de 2008.

Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (artículo 26 del C. Co). Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

  1. Dato personal sensible: son “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos: (i) cuando el titular otorga su consentimiento, (ii) el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado; (iii) el tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, (iv) el Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, y (v) el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, en este último caso deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

  1. Datos personales de los niños, niñas y adolescentes (NNA): se debe tener en cuenta que, aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de

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la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de estos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responde al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes “.

  1. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. GRUPO ORUSS podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados.
  2. Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales
  3. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. GRUPO ORUSS, de acuerdo con la Ley es Responsable del Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.
  4. Titular del dato: es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  5. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  6. Transferencia: envío de datos personales que realiza el Responsable o el Encargado desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
  7. Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  8. REGULACIÓN DEL DERECHO DE HABEAS DATA

 Constitución Política de Colombia de 1991, artículo 15

 Ley 1266 de 2008: por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales.

 Decreto Reglamentario 1727 de 2009: por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.

 Ley 1581 de 2012: por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

 Decreto Reglamentario 2952 de 2010: por el cual se reglamentan los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008.

 Decreto Reglamentario 1377 de 2013: por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

 Decreto Reglamentario 886 de 2014: por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.

 Decreto Reglamentario 1074 de 2015: por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

 Sentencias de la Corte Constitucional C- 1011 de 2008, y C-748 del 2011

  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

5.1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

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Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a GRUPO ORUSS

No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.

 Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

5.2. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS PERSONALES

 Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.

 Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la o las finalidades se procederán a la supresión de los datos.

 Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

 Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

5.3. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

 Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando GRUPO ORUSS lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

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5.4. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN, EL ACCESO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES

 Principio de seguridad: Cada persona vinculada con GRUPO ORUSS deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

o Al titular del dato

o A las personas autorizadas por el titular del dato

o A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

o Al titular del dato

o A las personas autorizadas por el titular del dato

o A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

o La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

Con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la Ley 1581 de 2012 como Responsable del Tratamiento. La entidad administrativa receptora debe cumplir con las obligaciones de protección y garantía que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

 Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley

  1. POLÍTICAS

GRUPO ORUSS realiza la administración de las bases de datos en función de la adecuada aplicación de la presente política y en cumplimiento de la norma vigente.

  1. a) Sólo se recolectan los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo

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necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

  1. b) Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
  2. c) Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la o las finalidades se procederán a la supresión de los datos.
  3. d) Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.
  4. e) Cada persona vinculada con GRUPO ORUSS deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. f) En el tratamiento GRUPO ORUSS debe garantizar el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
  6. g) Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
  7. h) Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenen con miras a:

o Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.

o Aumentar los niveles de seguridad de esa información.

o Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal del GRUPO ORUSS y de terceros.

o Tener presente los requisitos legales y de esta política para su recolección.

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

GRUPO ORUSS sociedad comercial legalmente constituida por las leyes de la República de Colombia, es responsable del tratamiento de sus datos personales, por lo cual pone a conocimiento del titular, para todos los efectos legales los datos de la Compañía:

 Numero de identificación tributaria (NIT): 830111981-8

 Domicilio Principal: Bogotá Colombia

 Dirección de notificación judicial: Calle 93 11 a 63

 Correo Electrónico: comunicaciones@grupooruss.com

 Teléfono de contacto: (571)6395000

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  1. TITULARES DE LA INFORMACIÓN DE LA QUE SE REALIZA TRATAMIENTO

GRUPO ORUSS realiza tratamiento de datos personales, de diferentes tipos de datos, y para distintos fines. La presente política de tratamiento de datos personales se aplica a:

  1. Datos personales de clientes de GRUPO ORUSS
  2. Datos personales de proveedores de GRUPO ORUSS
  3. Datos personales de colaboradores de GRUPO ORUSS
  4. BASES DE DATOS

GRUPO ORUSS realiza la administración de las bases de datos que aquí se relacionan, es decir, tiene el control y el poder de decisión sobre el manejo de estas.

A continuación, nos permitimos indicar cuáles son las bases de datos de las cuales efectuamos tratamiento:

9.1. BASE DE DATOS DE CLIENTES

9.1.1. DESCRIPCIÓN: son los datos personales de los clientes de GRUPO ORUSS, que adquieren bienes y servicios comercializados por GRUPO ORUSS a través de sus diferentes canales de venta.

9.1.2. CONTENIDO: esta base de datos refiere al contenido de la siguiente información personal:

  1. Nombres y apellidos, tipo de identificación, número de identificación, dirección, teléfono de contacto, correo electrónico.

9.1.3 RECOLECCION DE DATOS: GRUPO ORUSS recolecta la información personal de clientes cuando se realiza el proceso de vinculación de clientes.

9.1.4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO: la información contenida en estas bases de datos, tiene por finalidad permitir a GRUPO ORUSS:

  1. a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa preventa, venta y post-venta, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por GRUPO ORUSS que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación de negocios subyacente que tenga con ella.
  2. b) Dar cumplimiento a la ley colombiana y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
  3. c) Gestionar trámites de reclamos o consultas, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de GRUPO ORUSS o empresas vinculadas, así como a los aliados comerciales de GRUPO ORUSS.
  4. d) Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, y cualquier tercero con el cual GRUPO ORUSS posea un vínculo contractual de cualquier índole.
  5. e) Conocer la información del titular del dato que repose en centrales de información crediticia como, entre otros, CIFIN, DATACRÉDITO o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial y provenientes de terceros países a que se refiere la Ley 1266 de 2008 para los fines indicados en dicha Ley y sus normas reglamentarias o modificatorias;
  6. f) Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública ya sea nacional, internacional o extranjera.

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  1. g) Contactarlo a través de correo electrónico, llamadas telefónicas y otros medios de comunicación electrónicos equivalentes, como las notificaciones, en relación a actualización o culminaciones informativas relacionadas con los productos o servicios adquiridos
  2. h) Llevar a cabo los procesos de facturación, cartera, cobranzas y pagos por los servicios efectivamente prestados
  3. i) Atender requerimientos judiciales de autoridades del poder público de la República de Colombia
  4. j) Tener un desarrollo en el área de mercadeo para brindarle un mejor servicio y asesoria y mantenerlo actualizado sobre los asuntos comerciales y legales que puedan ser de su interés.

9.2. BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

9.2.1. DESCRIPCIÓN: GRUPO ORUSS recolecta datos personales de ciertas personas que se encuentran vinculadas a empresas o que realizan actividades económicas en calidad de proveedores como persona natural.

9.2.2. CONTENIDO: esta base de datos refiere al contenido de la siguiente información personal:

  1. Nombres y apellidos, tipo de identificación, número de identificación, dirección, teléfono de contacto, correo electrónico.

9.2.3 RECOLECCION DE DATOS: GRUPO ORUSS recolecta la información personal de las personas naturales que son proveedores de bienes y servicios y los datos personales de las personas designadas por las empresas proveedoras de bienes y servicios cuando:

  1. Son registradas como proveedores de bienes o servicios de GRUPO ORUSS
  2. Son designadas por los proveedores para que sean las personas contacto al momento de suscribir un documento contractual o precontractual que rige nuestra relación comercial.

9.2.4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO:

  1. a) Poner en conocimiento del proveedor el estado de la relación comercial, informar acerca de las novedades en ejecución del contrato y de diferentes temas de la relación convenida.
  2. b) Cumplir con las obligaciones adquiridas.
  3. c) Cumplir decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
  4. d) Cumplir con los mandatos legales establecidos en el ordenamiento jurídico colombiano.
  5. e) Efectuar órdenes de compra y pagos.

9.3. BASE DE DATOS DE COLABORADORES

9.3.1. DESCRIPCIÓN: son los datos personales de los candidatos a ocupar un cargo, los empleados y ex-empleados quienes esperan tener, tienen o tuvieron, contratos laborales con GRUPO ORUSS

9.3.2. CONTENIDO: esta base de datos refiere al contenido de la siguiente información personal:

  1. Nombres y apellidos, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nacionalidad, dirección, teléfono de contacto, correo electrónico, edad, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, lugar de residencia, ciudad, libreta militar, fondo de pensiones, EPS, fondo de cesantías, registros fotográficos, ocupación, información académica formal, nivel y certificado de estudios, idiomas, experiencia laboral, cargo desempeñado, salario devengado, datos de la persona a contactar en caso de emergencia, número de cuenta bancaria para la nómina, datos médicos y grupo sanguíneo.

9.3.3 RECOLECCION DE DATOS: GRUPO ORUSS recolecta la información personal de sus candidatos, empleados y ex-empleados cuando:

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  1. Presentan una candidatura o aspiran a celebrar un contrato de trabajo para un cargo determinado.
  2. Celebra contratos de trabajo.
  3. Celebra contratos de aprendizaje y de práctica.

9.3.4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO:

  1. a) Seleccionar su personal.
  2. b) Expedir certificaciones laborales.
  3. c) Dar referencias laborales a quien lo interese.
  4. d) Administrar, directamente o a través de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
  5. e) Ejecutar las actividades propias de la gestión de recurso humanos de GRUPO ORUSS relativas a nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, inducción, capacitación y desarrollo profesional.
  6. f) Cumplir con los mandatos legales establecidos en el ordenamiento jurídico colombiano.
  7. DERECHOS DE LOS TITULARES

La Ley 1581 de 2012 establece que los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada Ley;
  3. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales;
  4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución;
  6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Adicionalmente, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 define que los Responsables deberán conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

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  1. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 establece que los responsables del tratamiento de los datos personales tendrán los siguientes deberes:

  1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  9. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
  11. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  12. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
  16. DATOS PERSONALES SENSIBLES Y DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES (NNA)

12.1. DATOS PERSONALES SENSIBLES

GRUPO ORUSS realiza tratamiento de datos sensibles. El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por el ordenamiento jurídico colombiano, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

En tanto, GRUPO ORUSS se permite informar, que además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización como adelante se exponen, usted tiene la libre facultad de no autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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GRUPO ORUSS tratara los datos sensibles bajo estrictos estándares de seguridad y confidencialidad. Para este fin, se han implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas, de obligatorio cumplimiento para los involucrados y, en tanto es aplicable según el caso, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

12.2. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES (NNA)

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:

  1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas y adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

GRUPO ORUSS realizara el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes.

  1. AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales.

Antes de que la persona autorice el tratamiento de datos personales, es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

  1. a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
  2. b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
  3. c) Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;
  4. d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del GRUPO ORUSS

En GRUPO ORUSS no trataremos sus datos para fines diferentes o distintos a los que el titular nos autoriza. De igual manera, al momento de la recolección de los datos el titular debe ser informado, de forma expresa, inequívoca de la finalidad del tratamiento, además de las posibilidades de ejercer el derecho de habeas data, de acceso, rectificación, cancelación y oposición a la información que es recolectada

GRUPO ORUSS obtiene su autorización utilizando los diferentes medios posibilitados por las normas vigentes en el ordenamiento jurídico colombiano, por mecanismos que garantizan su consulta los cuales son:

 Por escrito

 De forma Oral o Telefónica

 Mensaje de Datos

 Por correo Electrónico o medios electrónicos

La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.

 Autorización para tratamiento de datos sensibles: Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

  1. La autorización debe ser explícita.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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  1. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
  2. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

 Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA): Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

  1. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.
  2. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.
  3. El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.

Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

  1. ÁREA RESPONSABLE DE ATENCIÓN Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

14.1. ÁREA RESPONSABLE

GRUPO ORUSS, como responsable del tratamiento de sus datos, se compromete a respetar la confidencialidad de sus datos personales y a garantizarles el ejercicio de su derecho de habeas data.

GRUPO ORUSS, cuenta con un área especial, encargada de recibir, tramitar y resolver sus reclamos, por asuntos relacionados con sus datos personales recolectados.

Los datos del contacto son:

 Nombre área encargada: Comunicaciones

 Correo electrónico: comunicaciones@grupooruss.com

14.2. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

14.2.1. Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición GRUPO ORUSS
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

EDICION 2.0 / 06.2017

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14.2.2. Todas las consultas y reclamos se canalizarán vía email a comunicaciones@grupooruss.com, quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos.

14.2.3. Pautas para atender consultas o reclamos:

14.2.3.1. Consultas

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en GRUPO ORUSS se canalizarán a través de los medios que tiene GRUPO ORUSS para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

  • Fecha de recibo de la consulta
  • Identidad del solicitante

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos.

La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.2.3.2. Reclamos

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política.

El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a GRUPO ORUSS y que contenga la siguiente información:

  1. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.
  2. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
  3. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
  4. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es prerrequisito dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos.

En este sentido, antes de enviar datos personales a Responsables del Tratamiento ubicados en otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  1. TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DATOS PERSONALES A ENCARGADOS DE TRATAMIENTO

Cuando GRUPO ORUSS desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, deberá mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

  1. Los alcances del tratamiento.
  2. Las actividades que el Encargado realizará en nombre de GRUPO ORUSS
  3. Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y GRUPO ORUSS
  4. La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del Responsable observando la presente política.
  5. El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
  6. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
  7. MODIFICACIÓN A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GRUPO ORUSS

GRUPO ORUSS podrá discrecionalmente modificar su política de tratamiento de datos personales.

  1. VIGENCIA

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, razón por la cual entrará en vigencia a partir del 27 de julio de 2013.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.